Prozessoptimierung durch integrierte Lösungen der Sage 100 – ein gelungener Start in eine neue Partnerschaft

IN VIA ist ein starker Verband – engagiert und erfahren, katholisch und innovativ vor Ort und weltweit. Ein moderner, zukunftsweisender katholischer Fachverband innerhalb des Caritasverbandes mit knapp 120-jähriger Tradition. Die Arbeit von IN VIA begann zur Zeit der Industrialisierung, als unzählige junge Mädchen und Frauen vom Land nach Köln abwanderten, um Arbeit zu finden. Am Hauptbahnhof angekommen, waren Sie oft mittel- und orientierungslos und benötigten Hilfe.

Auch heute reicht die Spannweite von Projekten der Jugendhilfe und Schulsozialarbeit über verschiedene Maßnahmen der Berufsvorbereitung und betrieblichen Integration bis hin zur qualifizierten Betreuung von Schülerinnen und Schülern in offenen Ganztagsschulen sowie weiterführenden Schulen.

Durch den Wechsel zur System AG im August 2020 nutzte IN VIA die Chance, um die gesamte IT-Landschaft auf den Prüfstand zu stellen. So vielfältig die Arbeit und Prozesse des Verbandes – mit ca. 40 Standorten in Köln und Umgebung – sind, so vielfältig war auch die gesamte IT-Landschaft. Viele kleine Insellösungen ergaben kein homogenes Bild und bedurften einer Überarbeitung.

Das Ziel

Zukünftig sollten alle Prozesse und Abläufe in einer Lösung abgebildet werden, um die Arbeiten im System zu optimieren und effizienter zu gestalten. Um eine optimale Zusammenarbeit, effektive Verwaltung und Kommunikation der 40 Standorte zu gewährleisten, sollte weiterhin im Rechenzentrum gearbeitet werden.

Die Herausforderung

Vertragsbedingt musste das Projekt in einem Zeitraum von fünf Monaten umgesetzt werden. Zudem musste aufgrund von Corona die gesamte Steuerung und Abstimmung online stattfinden. Durch sehr aufwendige Programmierungen konnten viele Insellösungen in die Sage 100 intrigiert werden.

Das Ergebnis

Neben einer großen Kosten- und Zeitersparnis konnte auch eine Optimierung der Arbeitsprozesse geschaffen werden.

Fazit: Der Kunde gab uns in allen Bereichen (Erfüllung der Anforde-rungen, Kommunikation, Reaktions- zeit, Kompetenz, Professionalität, Berücksichtigung von Einwänden) die Note „sehr gut“. Er würde ein derartiges Projekt mit der System AG erneut eingehen.

Jan Meyer-Ladewig, Leitung Finanz- und Rechnungswesen:

 „Wir sind mit der Umsetzung unseres EDV-Projekts durch die System AG sehr zufrieden. Innerhalb eines knappen Zeitrahmens wurden unsere Anforderungen vollständig umgesetzt, die Projektsteuerung in den drei Dimensionen Zeit, Kosten und Qualität ist durch regelmäßige Briefings während der Projektlaufzeit erfolgt.“