Sage 100 und DocuWare: So optimieren Sie die Beleg-Versionierung
Mit der Schnittstelle zwischen Sage 100 und DocuWare werden erstellte oder gedruckte Belege automatisch ins elektronische Archiv überführt – vollständig im Hintergrund. Sie bestimmen, welche Belegarten übernommen werden sollen. Sobald ein Beleg gedruckt oder per E-Mail versendet wird, landet er mit allen relevanten Indexbegriffen revisionssicher in DocuWare.
Das Problem mit doppelten Belegen in DocuWare
Jedes erneute Drucken eines Belegs in Sage 100 führt dazu, dass mehrere Versionen desselben Dokuments in DocuWare gespeichert werden. Bei der Suche nach einer Rechnung oder einem anderen Beleg erscheinen daher oft mehrere Einträge, sodass nicht sofort ersichtlich ist, welche Version die aktuellste ist.
Jeder erneute Druck erzeugt einen neuen Eintrag, was dazu führt, dass mehrere Versionen desselben Belegs in den Suchergebnissen erscheinen.
Die Lösung: Versionierung optimieren & Suchergebnisse verbessern
Durch die Implementierung eines Workflows und die Anpassung der Suchmaske lässt sich dieses Problem beheben:
- Nur die neueste Version wird in der Suche angezeigt
- Ältere Versionen bleiben abrufbar – mit Versionsnummern & Verknüpfung
Es wird nur noch die aktuelle Rechnung als Ergebnis angezeigt. Selbstverständlich stehen auf Knopfdruck auch alle vorhergehenden Versionen zur Verfügung!
Deshalb sollten Sie sich für die neue Implementierung entscheiden:
- Übersichtlichkeit: Nur die neueste Version wird angezeigt
- Transparenz: Alle vorherigen Versionen sind leicht abrufbar
- Effizienz: Schnellere Suche und bessere Nachvollziehbarkeit
So wird das Arbeiten mit Sage 100 und DocuWare deutlich effektiver!
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Telefon: +49 22 46 9202-50