Warum der Periodenabschluss entscheidend für den Jahresabschluss ist

Der Periodenabschluss ist für viele eine stressige, aber gleichzeitig entscheidende Phase. Es geht dabei nicht nur um das Verbuchen von Zahlen, sondern darum, eine solide Grundlage für strategische Entscheidungen zu schaffen. Er erfolgt in der Regel zum Ende des Wirtschaftsjahres, damit die Werte im Jahresabschluss eindeutig einer Rechnungsperiode zugeordnet werden können.

Bedeutung des Periodenabschlusses in der Finanzbuchhaltung

Unternehmen müssen sämtliche Aufwendungen und Erträge in ihrem Jahresabschluss berücksichtigen, die zu dem jeweiligen Geschäftsjahr gehören. Dabei spielt es keine Rolle, wann der entsprechende Betrag tatsächlich auf dem Geschäftskonto eingeht oder abfließt. Entscheidend ist vielmehr, welchem Jahr der Betrag wirtschaftlich zuzuordnen ist. Nur so kann der tatsächliche Gewinn oder Verlust präzise ermittelt werden. Mögliche Gewinn-Manipulationen durch Unternehmen durch ein bewusstes Verschieben von Zahlungen soll so verhindert oder zumindest erschwert werden.

Ausnahme von der Regelung hat der Gesetzgeber in § 5 Abs. 5 Satz 1 EStG festgelegt.   

Anfallende Aufgaben am Periodenende

Nicht immer stimmt bei Rechnungen der Zeitpunkt der Zahlung mit dem der Leistungserbringung überein. In der Buchhaltung wird die Zahlung als Ausgabe oder Einnahme erfasst, wenn auf dem Geschäftskonto der Geldzufluss oder -abfluss erfolgt ist.

Eine periodengerechte Aufteilung nehmen Unternehmen schließlich im Rahmen des Jahresabschlusses vor. Dies geschieht mithilfe einer Korrekturbuchung – der Rechnungsabgrenzung.

Die verschiedenen Rechnungsabgrenzungsposten einfach erklärt

Bei der Rechnungsabgrenzung geht es darum, Zahlungen und Leistungen korrekt ihrem wirtschaftlichen Zusammenhang zuzuordnen. Dabei ist nicht nur der Zeitpunkt der Zahlung entscheidend, sondern auch, wann die jeweilige Leistung erfolgt. Eine wichtige Frage hierbei lautet: „Wer zahlt – und wann?“

Man unterscheidet zwischen zwei Arten von Rechnungsabgrenzungsposten:

1. Transitorische Rechnungsabgrenzungsposten:
   Die Zahlung erfolgt im abzuschließenden Geschäftsjahr, die Leistung jedoch im Folgejahr.
2. Antizipative Rechnungsabgrenzungsposten:
   Die Leistung wird im abzuschließenden Geschäftsjahr erbracht, die Zahlung erfolgt aber erst im neuen Jahr.

Für die Buchhaltung bedeutet das:

• Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP):
  Zahlt das Unternehmen im alten Jahr, erhält die Leistung aber erst im neuen Jahr, wird ein ARAP gebildet.
• Passiver Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP):
  Geht das Geld im alten Jahr ein, wird die Leistung aber erst im neuen Jahr erbracht, entsteht ein PRAP.

Daneben gibt es auch sonstige Forderungen und sonstige Verbindlichkeiten, wenn Leistungen bereits erbracht wurden, die Zahlungen aber noch ausstehen.

Beispiele für ARAP und PRAP

1. Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP):
Das Unternehmen zahlt im Dezember 2024 eine Mietvorauszahlung von 6.000 € für die Monate Januar bis März 2025.

• Zahlung: Dezember 2024
• Leistung: Januar bis März 2025

Da die Zahlung im Jahr 2024 erfolgt, die Leistung aber erst im neuen Jahr erbracht wird, wird ein ARAP in Höhe von 6.000 € gebildet. Dieser Posten wird ins Jahr 2025 übertragen, um die Miete im richtigen Zeitraum als Aufwand zu erfassen.

2. Passiver Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP):
Das Unternehmen erhält im Dezember 2024 eine Zahlung von 10.000 € für eine Beratungsdienstleistung, die erst im Januar 2025 erbracht wird.

• Zahlung: Dezember 2024
• Leistung: Januar 2025

Hier wird ein PRAP in Höhe von 10.000 € gebildet, da das Geld im alten Jahr eingeht, die dazugehörige Leistung aber erst im neuen Jahr erfolgt. Der Betrag wird ins Jahr 2025 übertragen und dort als Ertrag gebucht, wenn die Leistung erbracht wird.

Diese einfachen Beispiele zeigen, wie ARAP und PRAP dabei helfen, Zahlungen und Leistungen dem richtigen Geschäftsjahr zuzuordnen.

Die Zehn-Tage-Regel für Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Eine Ausnahme stellt der Zeitraum zwischen 22.12. und 10.01. dar (Zehn-Tage-Regel). Wiederkehrenden Ein- und Ausgaben vor Jahresende oder gleich am Jahresanfang (z.B. meist Telefon- und Internetkosten, Versicherungen oder Mieten) gelten in dem Wirtschaftsjahr als ab- oder zugeflossen, indem sie verursacht wurden

Die Auswirkungen des Periodenabschlusses auf den Jahresabschluss

Der Periodenabschluss legt den Grundstein für den Jahresabschluss, denn er stellt sicher, dass alle Geschäftsvorfälle korrekt dem entsprechenden Zeitraum zugeordnet werden. Dies ist entscheidend, um ein realistisches Bild der finanziellen Lage des Unternehmens zu zeichnen.

Eine präzise Abgrenzung von Einnahmen und Ausgaben sorgt dafür, dass der Gewinn oder Verlust eines Geschäftsjahres verlässlich ermittelt wird. So können Rückstellungen, Forderungen oder Verbindlichkeiten ordnungsgemäß verbucht werden.

Kurz gesagt: Der Periodenabschluss schafft die Basis für einen transparenten und aussagekräftigen Jahresabschluss.

Hier können Sie die kostenfreie Checkliste zum Jahresabschluss 2024 von Sage herunterladen.