Dunkelbuchung: Automatisierte Buchhaltung mit DocuWare
Rechnungsprüfung ist Arbeitsalltag in der Buchhaltung und ist häufig mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden. Mit einem DMS kann die Rechnungsprüfung und -verarbeitung digitalisiert werden. Rechnungsprozesse einfach zu automatisieren löst aber in vielen Unternehmen Bedenken aus, ob sogenannte Dunkelbuchungen – also ein automatisierter Rechnungsprozess – angefangen beim Eintreffen der Rechnung über die Rechnungsprüfung bis hin zur Buchung und Zahlung, wirklich fehlerfrei funktionieren kann.
Kritische Reaktionen in Kundengesprächen sind z.B.
- Mangelndes Vertrauen in Zuverlässigkeit und Genauigkeit
- Angst vor Fehlern bei automatischer Verbuchung
- Schwierigkeiten bei abweichenden oder komplexen Rechnungen
- Aufwendige Umstellung bestehender Buchhaltungsprozesse
- Risiko der automatischen Verbuchung betrügerischer Rechnungen
Um diese Bedenken zu zerstreuen, sehen wir uns nun den digitalen bzw. vollständig automatisierten Rechnungs-Workflow im Detail an – mit dem Dokumentenmanagement-System DocuWare ist das nämlich kein Problem!
Schritt 1: Rechnungseingang und Datenerfassung
Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst, egal in welchem Format sie eintreffen. Eine intelligente OCR-Technologie liest die Daten aus und speichert die Rechnung sicher im zentralen Archiv.
Schritt 2: Rechnungsprüfung
Der digitale Workflow prüft, ob die Rechnungsdaten vollständig und korrekt sind. Eingriffe sind nur nötig, wenn das System Fehler erkennt, z.B. wenn Rechnungspositionen nicht mit der Bestellung übereinstimmen. Dann können Mitarbeitende die Daten korrigieren oder die Verarbeitung stoppen.
Schritt 3: Rechnungsfreigabe
Nach der Prüfung folgt üblicherweise die Rechnungsfreigabe, in der die zuständigen Mitarbeitenden die Rechnung freigeben. Bei der Dunkelbuchung kann dieser Schritt komplett entfallen, beispielsweise wenn die Rechnungen, wenn sie unter einem bestimmten Betrag liegen, direkt an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Dieses “QuickMatch” eignet sich damit unter anderem für Lieferantenrechnungen, die jeden Monat in gleicher Höhe eingehen. Rechnungen können auch automatisch bis auf Positionsebene mit verschiedenen Daten und Dokumenten wie Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen werden. Sind alle Daten korrekt, wird die Rechnung ebenfalls direkt freigegeben und kann sofort gebucht und bezahlt werden.
Schritt 4: Buchung und Archivierung
Die Rechnungsdaten werden ins ERP-System übertragen. Statusinformationen sind sofort verfügbar, und Rechnungen können jederzeit per Knopfdruck abgerufen werden.
Weshalb Unternehmen auf die Dunkelbuchung setzen sollten
Den Rechnungseingang zu automatisieren, also Dunkelbuchung zulassen, dafür sind Sie mit dem DMS DocuWare bestens gerüstet.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand:
- Kosteneinsparung durch Automatisierung der Rechnungsbearbeitung
- Reduzierung der Bearbeitungskosten pro Eingangsrechnung
- Zeitersparnis durch Wegfall manueller Arbeitsschritte
- Beschleunigte Durchlaufzeiten bis zur Rechnungsbuchung
- Entlastung der Mitarbeitenden in der Kreditorenbuchhaltung
- Bessere Bewältigung hoher Rechnungsvolumen
- Einhaltung von Fristen und Sicherung von Skonti und Frühzahlerrabatten
- Manuelle Eingriffe nur bei Fehlern erforderlich, was den Aufwand weiter reduziert
Bei Fragen zum Produkt DocuWare erreichen Sie uns unter
Sie möchten sich das System unverbindlich anschauen, dann nehmen Sie an einem der kommenden Webinare zum Thema „Vorteile des digitalen, automatisierten Rechnungseingangsprozesses mit DocuWare“ teil. Hier kostenfrei anmelden!