Die Zukunft der Personalakte im HR – vom Papierkram zur Datenwolke
Die digitale Personalakte beschleunigt und automatisiert Personalprozesse und sorgt so für mehr Effizienz und Transparenz im gesamten Unternehmen. Überquellende Aktenschränke und Dokumentenchaos gehören der Vergangenheit an, denn die Verwaltung von Personalakten in digitaler Form ist ein entscheidender Aspekt für Unternehmen jeder Größe. Viele Anbieter setzen heute für die "digitale Personalakte" auf Cloud-Lösungen, so dass lediglich ein internetfähiges Endgerät zur Verfügung stehen muss.
Vier Schlüsselvorteile für jedes Unternehmen:
- Effizienzsteigerung
- Platzersparnis
- erhöhte Sicherheit
- bessere Compliance
Was versteht man unter digitaler Personalakte?
Die digitale Personalakte ist ein Dokumentenmanagement-System, das die traditionelle papierbasierte Personalakte ersetzt. Anders formuliert: Mitarbeiterbezogene Dokumente werden mittels einer Software elektronisch verwaltet.
Was gehört z.B. in die digitale Personalakte:
- Arbeitsverträge
- Arbeitszeugnisse
- Abmahnungen
- Gehaltsmitteilungen
- Lohnscheine
- Beförderungen
- Bescheinigungen
- Jahresmeldungen
- Bilder von Mitarbeitern
- Leistungsbeurteilungen
- Schriftverkehre aller Art
Warum auf die digitale Personalakte umstellen
- Die digitale Personalakte optimiert die verschiedenen administrativen Prozesse der Personalabteilung.
- Digitale Personalakten seriöser Anbieter erfüllen strenge Datenschutzstandards, indem sie sämtliche Daten verschlüsseln, sowohl während der Bearbeitung als auch bei der Archivierung oder Übermittlung.
- Die gesetzlichen Vorgaben legen fest, wie lange Unternehmen Dokumente aufbewahren müssen. Die digitale Personalakte gewährleistet die Einhaltung dieser Fristen.
- Komfortable digitale Suche statt Aktenwälzen. Durch Stichwort- oder Volltextsuche finden sie Dokumente in Sekundenschnelle
- Durch die Digitalisierung sind Personalakten von jedem autorisierten Mitarbeiter mit Internetzugang zugänglich. Dies ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Anfragen, selbst wenn sich die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten befinden.
Welcher Anbieter ist der richtige für mein Unternehmen?
Als unabhäniges IT-Systemhaus bietet die System AG @data Lösungen verschiedener Hersteller an. Bei einem persönlichen Anforderungsgespräch finden wir das Richtige für Sie.
Sage bietet eine breite Palette von Softwarelösungen an, die Unternehmen in den Bereichen Buchhaltung, Finanzen, Personalwesen, Auftragsabwicklung, Zahlungsverkehr und Unternehmensverwaltung unterstützen. Die Sage HR digitale Personalakte ist als Cloud-Lösung angelegt, kann bei Bedarf aber auch lokal installiert werden.
DocuWare bietet seit mehr als 30 Jahren eine robuste und skalierbare Plattform, die es Unternehmen jeder Größe ermöglicht, Dokumente elektronisch zu erfassen, zu organisieren, zu speichern und darauf zuzugreifen. DocuWare als klassisches DMS kann auch für Ihr Personalmanagement eingesetzt werden. Als Cloud oder on-premise Lösungen verfügbar.
Planung und Unterstützung bei der Einführung sind das A und O
Die Einführung einer digitalen Personalakte erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um potenzielle Hindernisse wie den Widerstand der Mitarbeiter wegen Datenschutz, die mangelnde Einbindung des Betriebsrats, Probleme mit dem Rechtemanagement und einen Mangel an Fachwissen zu überwinden. Trotzdem lohnt es sich, das Projekt anzugehen und die Personalarbeit ins digitale Zeitalter zu überführen. Wir stehen Ihnen gerne während des gesamten Prozesses zur Seite. Sie können uns telefonisch unter +492246 9202-50 erreichen oder per E-Mail unter