Die digitale Zukunft der Rechnung heißt E-Rechnung
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein zentraler Bestandteil im digitalen Geschäftsverkehr und macht die Zahlungs- und Rechnungsprozesse schneller, sicherer und effizienter.
Rechnungen werden – anstelle der traditionellen Papierrechnung – mittlerweile vielfach als PDF per E-Mail versendet.
Aber wie sicher ist das, entspricht das den gesetzlichen Richtlinien in Deutschland oder sogar in der EU?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in ein strukturiertes maschinenlesbares Format übertragen wird. Damit Absender und Empfänger die Daten verarbeiten können, muss es klare Abstimmung bzgl. des Rechnungsformates geben.
Bisher gibt es noch kein vom Gesetzgeber vorgeschriebenes Datenformat.
Das XML-Format unterliegt einer europäischen Richtlinie. So können Rechnungen im „ZUGFeRD-Format“ versendet werden, einem maschinenlesbaren XML-Format eingebettet in der PDF. Die sogenannte XRechnung, Pflicht für Auftraggeber in der öffentlichen Verwaltung seit 2022, wird im XML Format codiert, ohne PDF.
Der Versand reiner Bilddateien oder eingescannter Papierrechnungen entspricht nicht den EU Vorgaben.
Voraussetzungen für den Versand einer E- Rechnung
- Empfänger müssen der E-Rechnung zustimmen
- Nachweis der Echtheit der Rechnung
- Die Lesbarkeit (menschliches Auge) muss sichergestellt werden
- Der Empfänger ist verpflichtet, die Rechnung auf Richtigkeit zu prüfen
- Alle Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug (Papierrechnung) müssen erfüllt sein
- E-Rechnungen müssen als strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz umgewandelt werden, damit sie eingelesen und sicher verarbeitet werden können.
Gesetzliche Vorgaben Deutschland/EU
EU-Richtlinien liefern seit Jahren die Vorgaben, um die verschiedenen nationalen Standards in Einklang zu bringen und um damit die Basis für einen EU-weiten Rechnungsaustausch zu ermöglichen.
Aktueller internationaler Standard: EDIFACT
EDI ist die Abkürzung für Electronic Data Interchange und meint den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten an sich. EDIFACT hingegen ist der meistgebrauchte Standard, um Daten branchenübergreifend sowie international auszutauschen. Es erfolgt ein Austausch von strukturierten Daten, die aus dem jeweils hinterlegten ERP-System gezogen bzw. dort verarbeitet werden.
Die Zukunft heißt E-Rechnung
In unserer immer digitaler werden Welt gehört der E-Rechnung die Zukunft. Seit 2020 ist sie bereits Pflicht in der öffentlichen Verwaltung.
Gerade das Rechnungswesen wird weiter digitalisiert, um Prozesse schneller und effizienter zu gestalten. Rechtliche Vorgaben unterstützen diesen Prozess.
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