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Auch im digitalen Büro müssen Dokumente unterzeichnet werden – ganz wie herkömmliche Papierdokumente. Fortgeschrittene und qualifitzierte Signaturen können sie komfortabel mit dem DocuWare Signature Service erzeugen. Mit dem DocuWare Signature Service binden Sie einen externen Trust Service Provider für elektronische Signaturen in einen DocuWare-Workflow ein. In einem bestimmten Workflow-Schritt wird das Dokument an den Anbieter von Vertrauensdiensten gesendet.
Derjenige Mitarbeiter, der signieren soll, erhält eine Nachricht. Sobald das das Dokument beim Service Provider unterzeichnet ist, wird es im DocuWare-Workflow weitergereicht.
 
Dokument im Workflow: Sobald das das Dokument beim Service Provider unterzeichnet ist, wird es im DocuWare-Workflow weitergereicht.
 
Vorteile vom Signature Service auf einen Blick:
- Je nach Dokument und Anwendungsfall sind unterschiedliche Sicherheitslevel für die Signatur nötig. Wählen Sie den Sicherheitslevel - einfach, fortgeschritten, qualifiziert - für die Signatur je nach Ihren Anforderungen.
- Legen Sie die Zertifikate für eine Signatur beim externen Dienstleister zentral ab, so dass diese jederzeit abgerufen werden können.
- Die zuständigen Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt, dass ein Dokument zum Unterzeichnen vorliegt.
 
Aber wie funktioniert eigentlich eine elektronische Signatur?
Wenn Sie ein Dokument mit einer digitalen Signatur versehen, beinhaltet dieser Prozess mehr, als dass Sie nur eine Unterschrift unter einen Text setzen. Die meisten Schritte finden von Software gesteuert hinter den Kulissen statt.

Jede Form von elektronischer Signatur besteht vereinfacht gesagt aus Daten, die einem Dokument bzw. einer Datei hinzugefügt werden. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur werden diese hinzugefügten Daten in einer besonders sicheren technischen Umgebung erzeugt. Darüber hinaus hat eine eigens dafür autorisierte und qualifizierte Stelle den beglaubigten Identitätsnachweis des Unterzeichners, das digitale Zertifikat, ausgegeben.

Das Signieren findet dann in einer Public-Key-Infrastruktur statt, in der ein Verschlüsselungsverfahren mit zwei Schlüsseln zum Einsatz kommt. Einer ist der private, den nur die verschlüsselnde Stelle kennt, und einer der öffentliche. Dieser wird dem Dokument im Signaturzertifikat mitgegeben.

Dabei laufen drei Schritte ab:
1. Hashwert berechnen
Aus den Daten des Dokuments bzw. der Datei wird mit einer mathematischen Funktion eine Prüfsumme berechnet, die man Hashwert nennt. Das ist eine Art Fingerabdruck des Dokuments.

 
2. Hashwert verschlüsseln
Dieser Hashwert wird mit dem privaten Softwareschlüssel (Private Key) des Unterzeichners verschlüsselt

 
3. Verschlüsselten Hashwert + Zertifikat mit Dokument verbinden
Der verschlüsselte Hashwert und das Zertifikat werden an das Dokument gehängt. Das Zertifikat enthält den öffentlichen Schlüssel zum Entschlüsseln des Hashwertes, die Information, dass dieser Schlüssel mit der Identität des Unterzeichners verbunden ist, sowie die Gültigkeit des Zertifikats.

Verschlüsselungsverfahren in drei Schritten bei einer qualifizierten elektronischen SignaturDocuWare Signaturservice

 

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