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Glauben Sie auch, dass es ausreicht die "relevanten" E-Mails auszudrucken bzw. zu archivieren? Dann liegen Sie leider nicht ganz richtig!

Zushutterstock 93893035m einen stellt sich zuerst die Frage: Was sind eigentlich relevante E-Mails? Hingegen vieler Annahmen sind nicht nur die Rechnungen relevant, sondern komplette Geschäftsprozesse. Betroffen sind also alle Vorgänge zu Vorbereitung, Abschluss, Durchführung sowie Rückabwicklung.

Zum anderen wird ein Ausdruck (z.B. einer Rechnung) nicht mehr als Original behandelt, sondern als Kopie. Für das Finanzamt sind jedoch nur Originalformate gültig - E-Mails müssen also auch digital und rechtssicher archiviert werden.

Im Rahmen der GoBD gibt es immer wieder einige Irrtümer zur Aufbewahrung und Archivierung von E-Mails, die eine Klarstellung verdient haben.

Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar archiviert werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein, weshalb eine Ausdruck auf Papier nicht ausreichend ist.

E-Mail-Archivierung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine administrativ sinnvolle Maßnahme. Mit der Wahl der richtigen Lösung sichern Sie Ihr Unternehmen also nicht nur rechtlich ab, sondern verringern gleichzeitig den Verwaltungsaufwand der Kommunikationswege und erhöhen so die Produktivität.

Vorteile der E-Mail-Archivierung mit MailStore:

  • Rechtssicherheit (vollständig & manipulationssicher)Preis Mailstore1
  • Langfristige Reduzierung der IT-Kosten
  • Erhöhte Produktivität
  • Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
  • und vieles Mehr!

Weltweit setzen dazu bereits 35.000 Unternehmen auf die E-Mail-Archivierungslösung MailStore und verlassen sich damit auf die zertifizierte Software „made in Germany“.

*Der Preis versteht sich zzgl. MwSt. Jahresbeitrag inkl. 5 User.

Haben Sie Fragen oder wünschen weitere Informationen? Kontaktieren Sie uns gerne telefonisch: 02246-9202-50 oder per E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

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