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Kennen Sie das? Belege werden doppelt erfasst und somit oft auch doppelt gebucht und bezahlt. Das hat jetzt ein Ende! Mit einer in Ihrem Rechungsworkflow integrierten Dublettenkontrolle lässt sich dies ab jetzt vermeiden! DocuWare bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, je nachdem mit welchen Modulen Sie Ihren Rechnungsworkflow abwickeln:

 

1. Autoindex und Task Manager

Gleiche Datensätze in Ihrem Rechnungsarchiv identifiziert zum Beispiel DocuWare Autoindex. Definieren Sie mehrere Indexfelder als Matchcode: Lieferant, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum bieten sich dafür an. Autoindex gleicht die Felder laufend ab, erkennt Belege mit identischen Einträgen und versieht sie mit dem Status mögliche Dublette.

Die automatische Suche nach den möglichen Dubletten speichern Sie mit DocuWare Task Manager als Liste. Sobald Autoindex doppelte Belege herausfischt, erscheinen sie im Listenbereich der Buchhaltung und können überprüft werden, bevor es zur erneuten Buchung und Zahlung kommt.

 

2. Workflow Manager

Die andere Möglichkeit der automatischen Dublettenkontrolle lässt sich mit DocuWare Workflow Manager steuern und nahtlos in den Prozess der Rechnungsverarbeitung einbinden. Konfigurieren Sie den Workflow so, dass im ersten Schritt nach der Ablage einer neuen Rechnung alle weiteren Rechnungen im Archiv mit gleichen Indexwerten in den einschlägigen Feldern (Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum) identifiziert werden.

Erkennt der Workflow Übereinstimmungen, erhält die Buchhaltung in ihren Aufgaben eine Warnung und kann entsprechend reagieren.

 

 

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